Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Vorlage – vor Livegang rechtlich prüfen.

zwischen dem Kunden von Openhouse (Verantwortlicher, „Auftraggeber“) und Nick Linz – Openhouse, Bechtoldstr. 9, 63739 Aschaffenburg (Auftragsverarbeiter, „Openhouse“). Der Vertrag wird bei der Registrierung elektronisch abgeschlossen und gilt für die Dauer des Nutzungsvertrags.

1. Gegenstand und Dauer

Openhouse verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers, um die Software Openhouse (Verwaltung von Mietverhältnissen, Zahlungen, Nebenkosten, Kommunikation mit Mietern und Eigentümern) bereitzustellen. Die Verarbeitung dauert so lange wie der Nutzungsvertrag; danach gilt Nr. 9.

2. Art der Daten und betroffene Personen

Mieterinnen und Mieter, Mitbewohner, Eigentümer, Dienstleister und Beschäftigte des Auftraggebers. Daten: Namen, Kontaktdaten, Anschriften, Vertragsdaten, Bankverbindungen und Kontoumsätze, Zählerstände, Nachrichten, Dokumente, Fotos von Schäden, Anmelde- und Protokolldaten.

3. Weisungen

Openhouse verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers. Weisungen sind die Funktionen der Software und ihre Einstellungen sowie schriftliche Weisungen per E-Mail. Hält Openhouse eine Weisung für rechtswidrig, weist es den Auftraggeber unverzüglich darauf hin.

4. Vertraulichkeit

Alle Personen, die bei Openhouse Zugriff auf die Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Support-Zugriffe auf Kundendaten erfolgen nur nach Freigabe durch den Auftraggeber, zeitlich begrenzt und protokolliert.

5. Technische und organisatorische Maßnahmen

Openhouse trifft Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere: Rechenzentrum in Deutschland, verschlüsselte Übertragung (TLS), verschlüsselte Datensicherungen an einem zweiten Standort, Zwei-Faktor-Anmeldung, Rollen und Rechte, Protokollierung von Änderungen, Trennung der Daten je Kunde, regelmäßige Aktualisierung der Software. Die Maßnahmen dürfen dem Stand der Technik angepasst werden, ohne das Schutzniveau zu senken.

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftraggeber genehmigt folgende Unterauftragsverarbeiter: IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland (Hosting, Deutschland); Resend, Inc. (E-Mail-Versand, USA, Standardvertragsklauseln); bei Nutzung der Bankanbindung Enable Banking Oy (Finnland); bei Nutzung der iPhone-App Apple Inc. (Mitteilungen, USA, Standardvertragsklauseln). Über neue Unterauftragsverarbeiter informiert Openhouse mindestens vier Wochen vorher per E-Mail; der Auftraggeber kann aus wichtigem Grund widersprechen.

7. Unterstützung

Openhouse unterstützt den Auftraggeber bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit), bei der Meldung von Datenschutzverletzungen und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen. Datenschutzverletzungen meldet Openhouse unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis.

8. Kontrollen

Openhouse stellt dem Auftraggeber die zum Nachweis der Pflichten nötigen Informationen bereit und ermöglicht Überprüfungen nach angemessener Vorankündigung.

9. Löschung und Rückgabe

Nach Ende des Vertrags kann der Auftraggeber seine Daten exportieren. Openhouse löscht die Daten nach Ablauf der Rücknahmefrist von 30 Tagen; aus Datensicherungen verschwinden sie spätestens mit deren Ablauf. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten von Openhouse bleiben unberührt.

10. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht. Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag den AGB vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht.